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會議活動執(zhí)行手冊簽到模塊:會議活動現(xiàn)場怎么簽到?

來源:伍方會務   發(fā)布時間:2020-10-16 14:56:42   瀏覽次數(shù):7559

會議簽到前期、中期有哪些工作內容?會議簽到流程、會議活動簽到細節(jié)有哪些注意事項?會議服務公司、活動慶典策劃公司——伍方會議聯(lián)合業(yè)內有資深經(jīng)驗的活動人一同編寫了會議活動現(xiàn)場簽到模塊的執(zhí)行規(guī)范。

2019年度圣奧合作伙伴答謝晚宴簽到處
2019年度圣奧合作伙伴答謝晚宴簽到處

一、前期

1.前期確認信息:

(1)收集完整客戶名單與抵達信息;

(2)確認用房數(shù)與房型;

(3)確認分房要求及標準;

(4)確認是否預留房間、明確保底房間數(shù)量;

(5)簽到處需要至少一名知曉嘉賓情況的對接人在

場,以便碰到非名單內的嘉賓到場及時核實;

(6)確認簽到臺的擺放位置及時間、簽到臺所需物品(電源、電話、網(wǎng)線、指示牌、水牌等);

(7)確認VIP房間及客人姓名;

(8)工作人員分工與職責;

(9)簽到所需道具;

2.簽到臺布置及物品準備

準備筆、紙、訂書機、簽到表、分房表、電腦、電子簽到設備、一米欄、裝飾品等;

3.會議資料及禮品準備

(1)嘉賓證、參會證、媒體證、主辦方、工作證等分類擺放;

(2)資料袋中一般包括議程、會議期刊、會議手冊、會議資料、餐券、禮品等;

4.注意事頊

在酒店及會場的主要通道及入口處,應設有指引牌或顯示屏進行指引。

新東方2019財年總結表彰暨2020財年工作部署動員大會簽到環(huán)節(jié)
2020新東方年會掃碼電子簽到

二、中期

1、彩排

(1)前臺所有人員都參與;

(2)認真嚴格按照既定流程進行,如發(fā)現(xiàn)問題及時解決并改變策略;

2.簽到

(1)隨時與接機接站組保持聯(lián)系,及時得到機場/車站接駁車輛發(fā)車情況;

(2)提前準備即將抵達酒店的客人的簽到表;

(3)看到客人到達會場或酒店大堂時,應主動詢問是否為參會嘉賓;

3.取房

跟酒店確認每次取房的房號、房數(shù)、房型進行記錄,簽字確認;

4.分房

安排房間要確定好性別,避免男女混住的尷尬;

6.核對整理各種數(shù)據(jù)

(1)簽到處整理當日實到客人人數(shù)、各區(qū)域人數(shù);

(2)分房處統(tǒng)計實際用房數(shù)、房型;

(3)統(tǒng)計會議資料及禮品的實際發(fā)放數(shù)量,與簽到表登記的數(shù)量核對;

7.收集整理簽到臺剩余物品

8.會議期間工作

(1)收集整理返程信息;

(2)會議相關事宜的咨詢:包括日程安排、會議地點等;

(3)會議期間的叫早設定、每天房間數(shù)的統(tǒng)計確認;

(4)專人負責接待客人領取發(fā)票;

9.注意事項

(1)統(tǒng)計客人信息時,保留客人發(fā)送的原始資料;和客人對完信息后,及時將更改后的信息發(fā)給客戶確認;

(2)遇到客人調換房間或物品,需及時做好登記;

(3)因為航班及大巴接駁等原因,可能同一時間會有大批量參會人員到達,需要提前安排好現(xiàn)場維持報到注冊秩序工作人員。

2019康巴赫新品發(fā)布會活動現(xiàn)場簽到
2019康巴赫新品發(fā)布會參會者填寫活動現(xiàn)場簽到表

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